Das Audit-System

TQM stellt enorme Anforderungen an die Leistungen der Mitarbeiter im eigenen Unternehmen und beim Lieferanten. Mit Hilfe interner und externer Audits wird sichergestellt, dass Qualitätsstandards eingehalten und Prozesse verbessert werden. Die Audits basieren im Allgemeinen auf standardisierten Fragenkatalogen (zum Beispiel des VDA), manchmal kommen aber auch individuelle Profile zum Einsatz. Bei der Auditierung festgestellte Schwächen führen zu Maßnahmen und ggf. zu erneuter Auditierung. Den Abschluss eines Audits bildet stets ein Auditbericht. Mit der Komponente iQ-AUDIT hat sich die AHP das Ziel gesetzt, alle wesentlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der Durchführung von Audits effizient zu erfüllen.

Workflow

iQ-Audit basiert im Wesentlichen auf den folgenden Komponenten:

• Fragenkataloge
• Bedarfe
• Audits
• Maßnahmen (zusammen mit iQ-PROJEKTE)
• Auswertungen

Die Fragenkataloge bilden die Anforderungen der verschiedenen Normen oder Ihres Unternehmens ab. Sie stehen in Form eines Pools für die Verwendung innerhalb Ihrer Audits zur Verfügung.

Bedarfe sind ein Instrument zum Erstellen Ihrer Auditplanung. Sie enthalten Daten wie die zu auditierende Einheit, den Durchführungszeitraum oder die beteiligten Personen und können direkt als Basis für die anstehenden Audits benutzt werden.

Die Audits selbst stehen natürlich im Mittelpunkt Ihrer Arbeit. Sie enthalten den tatsächlichen Fragenkatalog, alle wichtigen Grunddaten, eine Möglichkeit zur komfortablen Ergebniseingabe, flexible Berechnungsroutinen sowie den Einstiegspunkt für das Anlegen von Maßnahmen, die den gefundenen Schwächen zugeordnet werden sollen.

Alle Maßnahmen werden durch das erforderliche Modul iQ-PROJEKTE bei Bedarf automatisch überwacht und eskaliert, wobei die Anzahl der Eskalationsstufen grundsätzlich beliebig ist. Außerdem besteht die Möglichkeit, Maßnahmen zu einem Audit extern definieren zu lassen und dann in das System zu importieren - ggf. sogar mit einer automatischen Terminüberwachung.

Zur Visualisierung und Aufbereitung der Auditergebnisse stehen verschiedene Auswertungen zur Verfügung, die von der Ausgabe des Auditformulars nach VDA 6, Teil 3 bis hin zu einer vergleichenden Auditstatistik reichen.

Wichtige Funktionen im Überblick

Allgemein

• Unterstützung aller wichtigen Audittypen (intern, extern bzw. System, Prozess, FMEA usw.)
• Übersichtliche und beliebig sortierbare Listen der im System vorhandenen Fragenkataloge, Bedarfe, Audits und Maßnahmen
• Alle Ihre Bedarfe, Audits und Maßnahmen auf einen Blick
• Anhängen beliebiger Dokumente an Audits, Fragen und Maßnahmen

Stammdaten

• Frei definierbare Ergebnis- und Bewertungsschemata zur flexiblen Bewertung Ihrer unterschiedlichen Audits
• Flexible Erfassung beliebiger Fragenkataloge mit Möglichkeiten zur umfassenden Fragenbeschreibung. Jede einzelne Frage lässt sich individuell gewichten und mit eigenen Bewertungstexten versehen.
• Pflege der für alle iQ-Basis-Module relevanten Stammdaten in iQ-GL, so dass eine gemeinsame Nutzung möglich ist

Auditplanung

• Übersichtliche Auditplanung durch Anbindung von Microsoft Project; Übernahme der Planungsdaten aus MS Project in die Auditsoftware
• Automatische Erstellung eines Word-Dokuments mit den geplanten Audits / Bedarfen

Auditdurchführung

• Möglichkeit zur Eingabe des Auditablaufs
• Übernahme und freie Anpassung eines oder mehrerer Fragenkataloge aus dem vorhandenen Pool
• Druckfunktion für den Fragenkatalog zwecks externer Erfassung der Ergebnisse
• Komfortable Eingabe der Auditergebnisse einschließlich der Abweichungen und Beobachtungen
• Kennzeichnung von Fragen als "nicht relevant"
• Grafische Übersicht über den Bewertungsstand
• Unterstützung verschiedener Berechnungsverfahren und Ergebnisdarstellungen - prozentual oder durch Auszählen der erreichten Ergebnisse (wie zum Beispiel im Sinne von ISO/TS)
• Archivfunktion zum Erzeugen externer PDFs aus den an Ihre Audits angehängten Dokumente
• Eingabe eines Abschlussberichts (bei Bedarf unter Verwendung von Standardtexten)

Maßnahmen (zusammen mit iQ-PROJEKTE)

• Anlegen von Maßnahmen zu einzelnen Abweichungen, zu Fragengruppen oder unabhängig vom Audit
• Angabe aller Verantwortlichkeiten sowie der einzuhaltenden Termine
• Möglichkeit der Terminüberwachung und Eskalation bei Terminüberschreitungen
• Überwachung der Maßnahmenbearbeitung mit Hilfe einer Maßnahmenhistorie
• Felder für die Eingabe der Maßnahmenergebnisse
• Unterstützung von Folgemaßnahmen
• Import extern angelegter Maßnahmen unter Verwendung von Microsoft Excel

Auswertungen (einige Beispiele)

• Komplettbericht nach VDA 6, Teil 3
• Vergleichende Auditstatistik mit einer Aufstellung der wichtigsten Probleme
• Ausgabe der Auditergebnisse in einem übersichtlichen Word-Dokument
• Maßnahmenplan mit allen Abweichungen und Maßnahmen
• Ausgabe aller Abschlussberichte

Schnittstellen zu anderen Modulen

• iQ-AUDIT-Mobil, wenn Sie Ihre Audits auf Ihren Laptop exportieren und direkt während Ihres Audits bearbeiten möchten
• iQ-GL zur zentralen Pflege der in allen Modulen relevanten Stammdaten
• iQ-PROJEKTE für die Verwaltung von Maßnahmen inner- und außerhalb des Auditsystems; ermöglicht unter anderem das Anlegen von Projekten (mit MS Project) und die Benutzung von Maßnahmenvorlagen, um Ihre Prozesse noch effektiver zu gestalten
• iT-MAIL zum automatischen Versenden von E-Mails (zum Beispiel im Rahmen der Maßnahmenverfolgung)
• iQ-DOKU für weitere Funktionen im Bereich des Dokumentenmanagements
• iQ-INFO für - beispielsweise mit Crystal Reports - selbst erstellte Auswertungen