http://www.ahp-gmbh.de
AHP– Ihr Partner Unsere CAQ-Strategie Unser CAQ-System Ihr ERP - unser CAQ-System Kundenbetreuung Weitere Unterlagen Kontakt

Dokumenten-Management-System

Eine wesentliche Rolle im Qualitätsmanagement kommt der Lenkung und Verwaltung der qualitätsbezogenen Dokumente zu. Dies sind zum einen Dokumente, die Qualitätsobjekte bzw. -vorgänge begleiten und später zur Dokumentation benötigt werden, wie zum Beispiel ein Kalibrierschein zu einem Prüfmittel, und zum anderen solche, die für die Qualitätssicherung generell erforderlich sind, wie zum Beispiel das Qualitätshandbuch und Verfahrensanweisungen. Für beide Arten von Dokumenten bestehen unterschiedliche Anforderungen, die durch das Modul iQ-DOKU erfüllt werden.

Workflow

Dokumente, die zu ganz bestimmten Qualitätsobjekten oder -vorgängen (Organisationselementen) gehören, werden in dem jeweiligen Modul direkt mit dem Organisationselement verknüpft gespeichert und sind dort entsprechend einfach wieder zu finden. Eine eigene Moduloberfläche für den Zugriff ist nicht erforderlich. Die Software unterstützt das automatisierte Anlegen solcher Dokumente auf der Basis von Dokumentvorlagen, die Verteilung über Mail und im PDF-Format sowie sowohl die physikalische Speicherung im Dateisystem als auch die Ablage in Datenbanken. Zudem erlaubt ein einfaches Änderungsmanagement das Anlegen neuer Änderungsstände zu jedem dieser Dokumente.

Allerdings unterstützt iQ-DOKU seit iQ-Basis Version 2.3 auch den Umgang mit Dokumenten, die einem Prüf- und Genehmigungsprozess unterzogen werden müssen. Dies können einzelne Dokumente sein, wie zum Beispiel Verfahrensanweisungen, oder auch in Ordner zusammengefasste Dokumente wie Qualitätshandbücher. Derartig gelenkte Dokumente werden durch für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) verantwortliche Benutzer in das System eingestellt und einer bestimmten Bearbeitergruppe zum Bearbeiten übergeben. Dieser Schritt erfolgt kontrolliert durch einen Check-out-/Check-in-Mechanismus. Betrachten die Bearbeiter das Dokument als fertig gestellt, übergeben sie es einem eigenen Prüferkreis zur Prüfung. Der Prüfung folgt im positiven Fall noch eine Freigabestufe durch eine freigabebefugte Instanz, bis das Dokument in seiner dann vorliegenden Version als freigegebenes Dokument seiner Zielgruppe z. B. zum Download zur Verfügung steht. Die Bereitstellung der Dokumente erfolgt im PDF-Format, ihre Speicherung immer in der iQ-Basis-Datenbank, um den exklusiven Zugriff über die Anwendung zu gewährleisten.

Wichtige Funktionen im Überblick

Begleitdokumente

Verwaltete Dokumente

Allgemeines

Anwendungsoberfläche

Einstellprozess

Bearbeitungsprozess

Prüfprozess

Freigabeprozess

Dokumente ohne Freigabeprozess

Aussonderung

Ordner

Schnittstellen zu anderen Modulen