Mailingsystem

La comunicazione all'interno di una impresa come anche verso l'esterno avviene sempre più con la posta elettronica, e-mail. Il software CAQ iQ-BASIS sfrutta questa tecnologia nella forma dello strumento integrato iT-MAIL.

Workflow

Per la comunicazione via e-mail una impresa necessita sempre un server e-mail in modo che i client, che sono in contatto con questo server, possano inviargli e ricevere mail. Server Mail conosciuti sono Microsoft Exchange Server o Notes Server (IBM), mentre per i client abbiamo spesso Microsoft Outlook o Notes.

Per un software CAQ è assolutamente importante l'azione di invio messaggi, come p. es. per la modalità di sollecito automatica, mentre il software stesso non deve avere la pretesa di poter, nel senso di un client di posta elettronica completo, ricevere messaggi. Affinché l'invio di posta elettronica sia possibile, deve essere supportato uno dei tanti possibili protocolli. iT-MAIL utilizza a tale scopo, quello che è supportato da quasi tutti i server: il Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).

Lo strumento iT-MAIL è completamente integrato nel iQ-BASIS e non è disponibile come modulo autonomo. Esso viene utilizzato ogni volta che sia l'utente manualmente o il sistema in forma di automatismo inviano una e-mail a un destinatario all'interno o all'esterno dell'azienda.

Panoramica dei dettagli più importanti

Tecnologia

• Invio di mail tramite il Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)
• Questo fornisce il supporto per tutti i mail server e client principali

Utilizzi in iQ-BASIS

• Invio diretto (manuale) di e-mail senza riferimento ad alcuna azione CAQ
• Invio di documenti (vedi anche iQ-DOKU)
• Invio automatico di provvedimenti in Projectmanagement (o solleciti)
• Invio di elenchi di riferimento in gestione calibri

Peculiarità

• Selezione a catalogo del destinatario di posta o di un distributore per la ricezione della mail dai dati archiviati in iQ-GL
• Selezione a catalogo di una copia del destinatario
• Invio copia al mittente
• Selezione da finestra di dialogo di un allegato e-mail
• All'invio dei documenti, possibilità di conversione automatica dei documenti in formato PDF

Motivazione per un sistema separato di e-mail

• Una e-mail inviata da iQ-BASIS colpisce sempre una azione CAQ, per la quale ci sono spesso diverse voci nello storico. Una e-mail deve essere anche una sorta di voce dello storico e fa parte dell'azione CAQ.
• Un utente, con le specifiche impostazioni di diritti, può, tramite lo storico, avere accesso a tutti i messaggi inviati dal sistema. La ricerca di una cartella con le e-mail inviate da chissà quale PC utente, non sarà più necessaria.
• Con il gran numero dei client di posta elettronica utilizzati dai nostri clienti, avremmo dovuto approntare un gran numero di interfacce, che è contro il nostro concetto di indipendenza dei sistemi informatici.

Interfaccia ai moduli

Lo strumento iT-MAIL non si presenta come una speciale interfaccia ai moduli, ma è completamente integrato nell'applicazione complessiva. Lei ha, da qualsiasi punto del programma, la possibilità di inviare e-mail manualmente.